Häufig gestellte Fragen

In unserer Rubrik "Häufig gestellte Fragen" beantworten wir gern Ihre Fragen rund um das Ausgleichsverfahren.

Kontaktieren Sie uns bitte, wenn Sie keine passende Antwort gefunden haben, wir helfen Ihnen gern weiter.

Allgemeine Fragen rund um das Umlage- und Erstattungsverfahren

Was bedeutet Umlage- und Erstattungsverfahren U1?

U1 ist die Umlage bei Krankheit. Sie betrifft alle Arbeitnehmer und Azubis eines umlagepflichtigen Arbeitgebers.
Umlagepflicht für die U1 besteht für Arbeitgeber die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen (siehe Teilnahme am Umlage-und Erstattungsverfahren). 

Was bedeutet Umlage- und Erstattungsverfahren U2?

U2 ist die Umlage bei Schwangerschaft und Mutterschaft und betrifft alle Arbeitnehmer und Azubis eines umlagepflichtigen Arbeitgebers.
Umlagepflicht für die U2 besteht grundsätzlich für alle Arbeitgeber. 

Bis zu welchem Jahr kann ich Erstattungsanträge einreichen bzw. werden diese erstattet?

Der Erstattungsanspruch kann innerhalb von vier Jahren, nach Ablauf des Kalenderjahres seiner Entstehung, gegenüber der Ausgleichskasse geltend gemacht werden. Danach gilt er als verjährt.

Umlageverfahren

Von welchem Betrag wird die Umlage abgeführt?

Die Umlage wird vom Bruttoarbeitsentgelt des Arbeitnehmers bis zur Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung berechnet.

Wie und wann führe ich Umlage ab?

Die Umlagen U1 und U2 werden mit dem monatlichen Beitragsnachweis an die jeweilige Betriebskrankenkasse des versicherten Arbeitnehmers nachgewiesen und abgeführt.

Wie werden Einmalzahlungen berücksichtigt?

Einmalige Zahlungen (z.B. Weinhnachtsgeld, Urlaubsgeld) bleiben bei der Berechnung der Umlage und bei der Erstattung unberücksichtigt.

Werden auf Kurzarbeitergeld (KuG) Umlagen fällig?

Auf das fiktive Entgelt in der Kurzarbeit sind keine Umlagen fällig. Für die Zeit des Bezuges von KuG bemessen sich die Umlagen nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt.

Wie erfolgt die Umlageabführung bei Privatversicherten?

Für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer ist die Krankenkasse zuständig, zu der die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden.

Wohin sind die Umlagebeiträge zu zahlen?

Die Umlagebeiträge überweisen Sie bitte immer mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen an die Betriebskrankenkassen, bei der Ihre Arbeitnehmer versichert sind.

Hinweis: Es ist nicht möglich, Umlagebeiträge an die BKK-Arbeitgeberversicherung zu zahlen, da dies keine Einzugsstelle für Beiträge ist. Dies ist immer die Krankenkasse.

Darf mein Steuerberater die Erklärung unterzeichnen?

Dies ist selbstverständlich möglich, wenn Sie den Steuerberater mit der Vertretung Ihrer Firma betraut haben.

Von wem haben Sie meine Adresse erhalten?

Ihre Anschrift wurde der BKK-Arbeitgeberversicherung von einer der Betriebskrankenkassen übermittelt, die Sie auf dieser Homepage unter der Rubrik "Betriebskrankenkassen" finden. Sicherlich haben Sie bei einer dieser Betriebskrankenkassen einen oder mehrere Arbeitnehmer versichert.

Warum haben Sie meine Anschrift von der Betriebskrankenkasse erhalten?

Ihre Anschrift wurde der BKK-Arbeitgeberversicherung von der Betriebskrankenkasse zur Verfügung gestellt, damit für Sie die Teilnahme am Ausgleichverfahren nach dem Gesetz zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen geprüft werden kann.

Umlage- und Erstattungsverfahren U1

Was bedeutet Umlage- und Erstattungsverfahren U1?

U1 ist die Umlage bei Krankheit. Sie betrifft alle Arbeitnehmer und Azubis eines umlagepflichtigen Arbeitgebers.
Umlagepflicht für die U1 besteht für Arbeitgeber die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. 

Was sind die Voraussetzungen für eine Arbeitsunfähigkeit?

Eine Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer durch Krankheit nicht in der Lage ist, die vertraglich vereinbarten Tätigkeiten zu verrichten oder bei Fortführung der Arbeit seinen Gesundheitszustand weiter beeinträchtigen würde (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Im Hinblick auf die Ursachen der Krankheit werden allerdings keine Unterschiede gemacht. Auch Unfallverletzungen, eine nicht rechtswidrige Sterilisation oder ein nicht rechtswidriger Schwangerschaftsabbruch können nach § 3 Abs. 2 EntgFG die Ursache für Arbeitsunfähigkeit sein.

Kann ich eine Erstattung nach dem AAG auch beantragen, wenn das Kind meiner/s Arbeitnehmerin/s erkrankt ist?

Nein, in diesem Fall muss der/die Arbeitnehmer/in den Krankenschein des Kindes ausgefüllt bei seiner Krankenkasse einreichen und erhält von dieser dafür „Krankengeld bei Erkrankung des Kindes".

Nach welcher Wartezeit besteht ein Anspruch auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen?

Nach den gesetzlichen Regelungen beginnt der Anspruch auf Entgeltfortzahlung grundsätzlich am ersten Tag des Beschäftigungsverhältnisses. Um den Arbeitgeber zu schützen, hat der Gesetzgeber eine Sicherung eingebaut. In § 3 Abs. 3 Entgeltfortzahlung (EntgFG) wurde eine Wartezeit von vier Wochen vorgesehen, in der das Arbeitsverhältnis ununterbrochen bestanden haben muss. In diesem Zeitraum ruht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Erst nach Ablauf dieser Frist entsteht er endgültig. Wird der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin innerhalb dieser Wartezeit arbeitsunfähig, ist er/sie finanziell abgesichert. In diesem Fall besteht ein Anspruch auf Zahlung von Krankengeld durch die zuständige Betriebskrankenkasse. Zu Gunsten des Beschäftigten/der Beschäftigten kann von der Regelung des EntgFG abgewichen werden. So ist es möglich, dass z.B. im Tarifvertrag, in Betriebsvereinbarungen oder in Einzelarbeitsverträgen ein früherer Eintritt der Entgeltfortzahlung vereinbart wird.

Wie errechnet sich die Sechs-Wochen-Frist für die Entgeltfortzahlung?

Tritt die Arbeitsunfähigkeit im Laufe des Arbeitstages ein, beginnt die Sechs-Wochen-Frist grundsätzlich mit dem auf den Beginn der Arbeitsunfähigkeit folgenden Tag. Tritt die Arbeitsunfähigkeit an einem Arbeitstag vor Aufnahme der Arbeit ein, wird dieser Tag in die Berechnung der Sechs-Wochen-Frist einbezogen. 

Erstattet die BKK Arbeitgeberversicherung auch Arbeitgeberbeitragsanteile?

Die Arbeitgeberbeitragsanteile werden mit den Erstattungssätzen pauschal abgegolten.

Erstattet die BKK Arbeitgeberversicherung auch Kurzarbeitergeld im Krankheitsfall?

Erstattet wird lediglich das für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlte Arbeitsentgelt, da auch nur auf dieses Geld Umlagen zu zahlen sind.

Besteht Umlagepflicht bzw. erfolgt eine Erstattung bei Bezug von Transferkurzarbeitergeld?

Bezieher von Transferkurzarbeitergeld sind zwar bei der Berechnung der Arbeitnehmeranzahl zu berücksichtigen, eine Umlage ist allerdings nur abzuführen, wenn tatsächlich Arbeitsentgelt gezahlt wird. Grund dafür ist, dass die Transferleistungen selbst Entgeltersatzleistungen darstellen und kein Arbeitsentgelt nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Diese Entgeltersatzleistungen sind daher auch nicht nach § 1 Aufwendungsausgleichgesetz erstattungsfähig.

Besteht Umlagepflicht für Personen, die einen Freiwilligendienst nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz (freiwilliges soziales Jahr/freiwilliges ökologisches Jahr) oder dem Bundesfreiwilligendienstgesetz ableisten?

Teilnehmer an einem Freiwilligendienst sind keine Arbeitnehmer, die einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) auf Grundlage des Entgeltfortzahlungsgesetzes haben. Sie sind vom U1-Verfahren ausgeschlossen. Das bedeutet, dass für sie weder Erstattungs-ansprüche nach § 1 Abs. 1 AAG geltend gemacht werden können, noch Umlagen U1 zu erheben sind. Sie sind ferner bei der Ermittlung der Gesamtzahl der Beschäftigten des Arbeitgebers nicht zu berücksichtigen.

Ist für Auszubildende in einer außerbetrieblichen Berufsausbildung die Umlage U1/U2 zu zahlen?

Seit 01.01.2012 sind für Teilnehmer an bezuschussten betrieblichen Einstiegsqualifizierungen nach § 54a SGB III sowie für Teilnehmer an bezuschussten Berufsausbildungen in außerbetrieblichen Einrichtungen gem. § 79 Abs. 2 SGB III keine Umlagen zur U1 und U2 zu zahlen. Eine Erstattung ist gem. § 11 Abs. 2 Nr. 3 AAG ausgeschlossen.

Umlage- und Erstattungsverfahren U2

Ist für Auszubildende in einer außerbetrieblichen Berufsausbildung die Umlage U1/U2 zu zahlen?

Seit 1. Januar 2012 sind für Teilnehmer an bezuschussten betrieblichen Einstiegsqualifizierungen nach § 54a SGB III sowie für Teilnehmer an bezuschussten Berufsausbildungen in außerbetrieblichen Einrichtungen gem. § 79 Abs. 2 SGB III keine Umlagen zur U1 und U2 zu zahlen. Eine Erstattung ist gem. § 11 Abs. 2 Nr. 3 AAG ausgeschlossen.

Was bedeutet Umlage- und Erstattungsverfahren U2?

U2 ist die Umlage bei Schwangerschaft und Mutterschaft und betrifft alle Arbeitnehmer und Azubis eines umlagepflichtigen Arbeitgebers.
Umlagepflicht für die U2 besteht grundsätzlich für alle Arbeitgeber. 

Ich habe nur männliche Arbeitnehmer, muss ich die Umlage U2 abführen?

Nach dem Gesetz zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen (AAG) besteht die Umlagepflicht auch für männliche Arbeitnehmer.

Besteht ein Anspruch auf Erstattung meiner Aufwendungen für Arbeitnehmerinnen, die in einer Privaten Krankenversicherung versichert sind?

Arbeitnehmerinnen werden durch das Mutterschutzgesetz (MuSchG) vollumfänglich geschützt, unabhängig von der Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenversicherung. Soweit dem Arbeitgeber Aufwendungen nach § 18 MuSchG (Entgelt bei Beschäftigungsverboten) bzw. nach § 20 MuSchG (Zuschuss zum Mutterschaftsgeld) entstehen, kann daher die Erstattung gem. § 1 Abs. 2 AAG beantragen.

Wie errechnen sich die erstattungsfähigen Entgeltbestandteile bei Beschäftigungsverboten?

Der Anspruch besteht in Höhe des Durchschnittsverdienstes der letzten 3 Monate bzw. 13 Wochen vor Beginn der Schwangerschaft. Zum fortzuzahlenden Bruttoarbeitsentgelt zählen:

  • alle Grundbezüge (Zeit-, Schicht- und Feiertagsarbeit)
  • Zuschläge für Mehr-, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
  • Erschwernis-, Gefahren- und Nachtdienstzulagen
  • vermögenswirksame Leistungen
  • Provisionen
  • laufend gezahlte Prämien
  • Sachbezüge
  • Beiträge für die betriebliche Versorgungseinrichtung

Welche Arten von Beschäftigungsverboten gibt es?

Es gibt Beschäftigungsverbote für die Zeit vor und die Zeit nach der Entbindung. Diese werden in ärztliche und betriebliche Beschäftigungsverbote unterteilt.

Für die Zeit der Schutzfristen gibt es das ärztliche Beschäftigungsverbot für die Zeit vor der Entbindung. Für die Zeit nach der Entbindung gilt ein absolutes Beschäftigungsverbot.

Außerhalb der Schutzfristen ist bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das betriebliche Verbot der Beschäftigung durch den Arbeitgeber zu beachten. Soweit aufgrund individueller Umstände der Schwangeren bei Fortführung der Beschäftigung eine Gefährdung der Gesundheit von Mutter und/oder Kind zu befürchtet ist, kann durch ärztliches Attest ein ärztliches Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden.

Die Gegenüberstellung des alten und neuen Mutterschutzrechts finden Sie unter diesem Link.

Besteht Umlagepflicht für Personen, die einen Freiwilligendienst nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz (freiwilliges soziales Jahr/freiwilliges ökologisches Jahr) oder dem Bundesfreiwilligendienstgesetz ableisten?

Teilnehmer an einem Freiwilligendienst sind mit Wirkung zum 1. Juli 2012 in das U2-Verfahren einzubeziehen. Aufgrund der Regelungen der § 13 BFDG (und § 13 JFDG) werden die Teilnehmer an Freiwilligendiensten hinsichtlich der arbeitschutzrechtlichen Regelungen Arbeitnehmer/innen gleichgestellt. Daher findet das MuSchG entsprechende Anwendung. Aufwendungen des Arbeitgebers sind daher nach dem AAG erstattungsfähig. Umlagen für die U2 sind für alle Teilnehmer an einem Freiwilligendienst nach dem BFDG oder dem JFDG zu zahlen.

Sind die Umlagen zur U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage erstattungsfähig?

Nein. Die gem. § 7  AAG zu zahlenden Umlagen zur U1 und U2, sowie die gem. § 358 SGB III abzuführende Insolvenzgeldumlage sind nicht im Rahmen des Ausgleichverfahrens nach dem AAG erstattungsfähig. Zu den erstattungsfähigen Aufwendungen bei Beschäftigungsverbot gehören neben der Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverbot die vom Arbeitgeber zu tragenden Beiträge zur BA und der Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung, zur sozialen Pflegeversicherung und die Arbeitgeberzuschüsse nach § 172 a SGB VI sowie der Beitragszuschüsse nach § 257 SGB V und nach § 61 SGB XI.

Feststellungsverfahren

Wieso übernehmen Sie die Firmendaten nicht von der Krankenkasse oder vom Beitragsnachweis/Beitragskonto?

Die für uns relevanten Informationen können nicht von der jeweiligen Krankenkasse übernommen werden, da diese Daten nicht aus der Beitragszahlung bzw. Beitragsnachweisen ersichtlich sind. Mit der Erklärung zur Feststellung der Teilnahme am Ausgleichsverfahren erhält der Arbeitgeber die Möglichkeit sich für einen der 3 angebotenen Umlagesätze der BKK-Arbeitgeberversicherung zu entscheiden.

Kann ich mich bei verschiedenen Betriebskrankenkassen für unterschiedliche Umlage- und Erstattungssätze entscheiden?

Diese Möglichkeit besteht nicht. Der gewählte Umlage- und Erstattungssatz ist für alle Betriebskrankenkassen, bei denen Ihre Arbeitnehmer versichert sind und die der BKK-Arbeitgeberversicherung angeschlossen sind, einheitlich für ein Kalenderjahr gültig (§ 2 Abs. 2 der Satzung).

Kann ich bei Neueinstellung/Krankenkassenwechsel des Arbeitnehmers eine neue Umlagesatzwahl unterjährig vornehmen?

Der Arbeitgeber wählt zum Anfang jeden Jahres einen Umlagesatz für sein Unternehmen, an welchen er für ein Jahr gebunden ist. Für alle bereits im Betrieb vorhandenen und im Laufe des Jahres hinzukommenden Arbeitnehmer ist der gewählte Umlagesatz anzuwenden.

Wieso werden die Arbeitnehmer-Zahlen aus dem Vorjahr verwendet?

Die Grundlage für die Errechnung der Gesamtzahl der beschäftigten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen richtet sich nach den Vorschriften des AAG (§ 3 Abs. 1).

Wie werden die Arbeitnehmer-Zahlen berechnet, wenn der Betrieb während des Beurteilungszeitraumes gegründet wurde?

Betriebe, die nicht während des gesamten feststellungsrelevanten Kalenderjahres bestanden haben, nehmen am U1-Verfahren teil, wenn in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt wurden.

Besteht eine Umlagepflicht zur Umlage 1, wenn das Unternehmen erst nach dem Feststellungszeitpunkt gegründet wurde?

Wurde ein Unternehmen erst im Laufe des Kalenderjahres gegründet, für welches die Feststellung erfolgen soll, nimmt der Arbeitgeber am Ausgleichsverfahren U1 teil, wenn zu erwarten ist, dass in der überwiegenden Zahl der noch verbleibenden Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden. Hierbei ist die voraussichtliche Mitarbeiterzahl gewissenhaft zu schätzen.

Was ist bei einer Fusion zweier Firmen hinsichtlich der Umlagepflicht zur U1 zu beachten?

Zu unterscheiden ist die Fusion durch Aufnahme und durch Neugründung. Bei der Fusion durch Aufnahme bleibt eines der sich vereinigenden Unternehmen bestehen. Bei der Fusion durch Neubildung übetragen die fusionierenden Unternehmen ihre Vermögen auf das neu gegründete Unternehmen.

Die Fusion durch Aufnahme hat keinen Einfluss auf die Umlagepflicht für das laufende Kalenderjahr, da bei der Beurteilung stets auf die Arbeitnehmeranzahl des Vorjahres abgestellt wird. Hat die übernehmende Firma bereits am Ausgleichsverfahren teilgenommen, wirkt sich eine Erhöhung der Arbeitnehmerzahl erst im Folgejahr aus. Die Feststellung zur Teilnahme am Ausgleichverfahren wird grundsätzlich für ein Kalenderjahr getroffen. 

Bei der Fusion durch Neugründung erlischt die Umlagepflicht für die geschlossenen Betriebe. Für den neu gegründeten Betrieb muss ab dem Zeitpunkt der Neugründung eine Feststellung zur Teilnahme getroffen werden. 

Besteht für die folgenden Personengruppen eine Umlagepflicht?

  ja nein Bemerkungen
Bundesfreiwilligendienst   x  
duale Studiengänge x   seit dem 1. Januar 2012 wie Azubis 
vorgeschriebenes Praktikum x    
Freie Mitarbeiter   x  
Geschäftsführer   x  
Heimarbeiter   x  
Einmalzahlungen   x  
kurzfristig Beschäftigte x   U2- immer, U1- wenn Beschäftigung länger als 4 Wochen
Privat versichert x   bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung
soziales/ökologisches Jahr   x  
Vor- und Nachpraktikanten x    
Werksstudenten x    
Arbeitgebersitz im Ausland x    

Kann ich mich bei verschiedenen Betriebskrankenkassen für unterschiedliche Umlage- und Erstattungssätze entscheiden?

Diese Möglichkeit besteht nicht. Der gewählte Umlage- und Erstattungssatz ist für alle Betriebskrankenkassen, bei denen Ihre Arbeitnehmer versichert sind und die der BKK-Arbeitgeberversicherung angeschlossen sind, einheitlich für ein Kalenderjahr gültig.

Muss ich die Hauptbetriebsnummer oder Nebenbetriebsnummer angeben?

Bitte geben Sie die entsprechende Hauptbetriebsnummer an. Das Prüfergebnis zu der Hauptbetriebsnummer gilt dann auch für die entsprechende Nebenbetriebsnummer. Für die Beurteilung der Teilnahme sind alle Arbeitnehmer (sowohl Hauptbetriebs- als auch Nebenbetriebsnummer) zu Grunde zu legen. Erstattungen können nur entsprechend dem Prüfergebnis der Hauptbetriebsnummer geleistet bzw. nicht geleistet werden.

Wir haben keinen Arbeitnehmer bei Ihnen versichert.

Die BKK-Arbeitgeberversicherung ist eine Abteilung des BKK Landesverbandes Mitte und keine Betriebskrankenkasse. Bei der BKK-Arbeitgeberversicherung sind somit keine Arbeitnehmer versichert. Für die teilnehmenden Betriebskrankenkassen führt die BKK-Arbeitgeberversicherung den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen durch.

Was geschieht bei Geschäftsschließung (z.B. aufgrund von Insolvenz)?

Informieren Sie bitte Ihre Betriebskrankenkasse über die Abmeldung, da dort das Beitragskonto geführt wird. Eine Korrektur durch die BKK-Arbeitgeberversicherung an die Betriebskrankenkasse kann nicht erfolgen.

Mein Mitarbeiter ist bei einer Betriebskrankenkasse versichert. Was passiert mit der Umlagepflicht zur Augenoptikerausgleichskasse (AKA)?

Betriebe, die der AKA beigetreten sind, müssen weiterhin alle iher Arbeitnehmer bei der AKA melden. Die krankenversicherungspflichtigen Beschäftigten haben unabhängig davon eine freie Kassenwahl.

Ich führe meine Umlage an die Augenoptikerausgleichskasse (AKA) ab.

Die AKA führt den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für die im Augenoptikerhandwerk Beschäftigten (egal, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist) durch. Mit der Mitgliedschaft des Betriebes bei der AKA entfällt die Pflicht zur Zahlung der Umlage in die gesetzliche Umlagekasse.

Können wir etwas für Sie tun?
BKK Landesverband Mitte | BKK-Arbeitgeberversicherung | 39069 Magdeburg
  0391 72518-100 |   info@bkk-aag.de